Referat af bestyrelsesmøde afholdt søndag d. 13. juli 2025, ref. 23.7.
Tilstede: Anne Højgaard, Lis Norup, Inge Jørgensen, Jan Svane-Christensen, Åse Eg Jørgensen (ref.)
Dagsorden:
1. Referat fra sidst
2. Nyt fra formand/bestyrelsen
3. Gennemgang af økonomien
4. Sager til fælles drøftelse
4.1. Ekstraordinær generalforsamling, debatmøde og sommerfest
4.2. Drænprojekt
4.3. Bestyrelsens fremtid / fordeling af opgaver
4.4. Pasning af fællesarealer
4.5. Skorstensfejning
4.6. Skade på kabel (henvendelse fra Cerius/Radius)
5. Eventuelt
6. Næste møde
Ad 1. Referat fra sidst godkendt.
Ad 2. Formanden har afleveret sine nøgler, vi mangler at aflevere gave og afslutte med en
bestyrelsesmiddag med den afgåede formand i sensommeren, forslag til datoer: 24.8., 3.9., 11.9.
(efterfølgende har Mads takket ja til torsdag den 11.9).
Ad 3. Anne har modtaget halvårsregnskab og budget. Renovationen er igen steget. Anne undrer sig
over at udgiften til el og vand er faldet og at der ikke er brugt mere på at vedligeholde foreningens
maskinpark, Jan snakker med Flemming om maskinparkens mangler. Økonomien er OK.
Der er aftalt møde mellem Anne, Nina og Britt Odér om hovedbestyrelsens overtagelse af OF-Lynæs’
bogføring. Anne har talt med banken, som ønsker ID-dokumentation på alle bestyrelsesmedlemmer.
Banken vil sende et link ud, som bruges til at oploade de ønskede bilag.
Ad 4.
– 4.1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes 19.7. med det formål at vælge en ny formand
frem til næste ordinære generalforsamling, hvor formandsposten er på valg.
Jan påtog sig at være dirigent, Åse at være referent, Anne at byde velkommen.
Plan B, hvis ingen melder sig til formandsposten: Åse melder sig for den resterende periode
(indtil GF i marts). Hvis hun vælges, skal der også vælges en suppleant til erstatning for Åse.
Den nye bestyrelse konstituerer sig umiddelbart efter den ekstraordinære generalforsamling og
der sendes besked til Hovedbestyrelsen om udfaldet senest en uge efter.
Efter den ekstraordinære generalforsamling afholdes debatmøde, hvor medlemmerne kan
komme med ønsker og ideer. Anne kommer med et oplæg.
Om aftenen afholdes sommerfest med sammenskuds-salatbuffet og der tændes op i grillen.
Teltet fejes og ordnes inden generalforsamlingen kl. 14. Lis og Jan sørger for kolde drikkevarer,
chips, papirduge og servietter.
– 4.2. Drænprojekt. Jan har haft møde med Bent Hansen (nu Mirabellestien 1), drænprojektet er
godkendt i kommunen og kan klargøres til udbud. Det skal afklares hvor mange penge
Hovedforeningen vil bidrage med. Det skal også afklares om drænet skal ligge ud til vejen eller
inde i haverne. Ud til vejen kan give problemer med el-kabler og vandledninger og hække, den
mest fleksible føring af drænet er inde i haverne. Det vil dog medføre fældning af en del træer
og hvordan skal drøftes med de enkelte parcellister. Træerne skal fældes af en professionel
træfælder og det er vigtigt ikke at fælde træer, der bor flagermus i. Vi skal huske at medregne
genopretning af veje. Processen kommer til at foregå således:
1. Bent og Jan skriver udkast til et brev til Hovedforeningen og sender til bestyrelsen for
kommentarer inden det sendes til HF. Derefter kan en orientering sendes til OF-Lynæs’
medlemmer.
2. Det færdige projekt fremlægges på den ordinære generalforsamling i marts 2026.
3. Projektet igangsættes 2026
– 4.3. Bestyrelsens fremtid og fordeling af opgaver. Der var enighed om at bestyrelsen fordeler
flere opgaver mellem sig. Punktet tages op igen til næste møde og alle læser e-mail fra Mads:
’Hvad er der i formandens hoved’ og husker M-files.
– 4.4. Pasning af fællesarealer. Der er mange ahorn i hække og buskadser, som det vil være
godt at fjerne, inden de bliver til træer. Opmærksom hed på japansk pileurt og eventuelle andre
invasive arter vil også være godt. Flemming kontaktes om fjernelse af særlig besværlige buske
og træer som betalt ekstraarbejde. Vedligehold i det små kan være en opgave til arbejdsdag
(sammen med at ordne baderummet).
– 4.5. Skorstenene på Dværgbakken 28 og Elvervænget 27 er ikke registrerede hos
skorstensfejeren. Lis skriver til de to medlemmer. Jan spørger, hvorfor nogle medlemmer
betaler mere end andre for fejning af skorsten? Det tages op med skorstensfejer.
– 4.6. Bestyrelsens har fået e-mail fra Cerius-Radius vedrørende en skade på et kabel i meddelt
dem i november 2024. Cerius Radius vil gerne vide, hvem der har gravet, så de kan rette en
skadesag overfor dem. Anne svarer.
Ad 5. Eventuelt. Hjemmeside, Henrik overflytter OF-Lynæs’ hjemmeside, så andre end han kan
bruge/overtage vedligehold og opdatering, Google bliver webudbyder. En fra bestyrelsen (Lis) skal
samarbejde med Henrik om hvilket indhold, der skal flyttes. Vi bør nok bruge M-files til arkivering af
dokumenter. Skilte – har Lonnie bestilt? Hvornår leveres de?
Ad 6. Næste møde er 17. august kl. 12-14 i OF-Lynæs, fællesarbejde 10-12.