Referat af bestyrelsesmøde 2.10.2025 hos Lonnie.
Til stede: Lonnie, Lis, Michael, Inge, Jan, Åse, Anne.
Referat: Anne
1. Referat fra sidst
Ad 1. Referatet er godkendt. Det følgende referat bliver godkendt af hver enkelt på mail, så det
ikke skal vente til vi ses i januar. Lis sender det til Henrik, når det er godkendt af alle.
2. Nyt fra formanden/bestyrelsen
Åse har været til hovedbestyrelsesmøde. Det gav et godt indblik i de andre foreningers
problematikker. Flere foreninger er i gang med drænprojekter, erfaringen er at det er klogt at
være lidt tilbageholdende med at bruge Morel, da det er temmelig dyrt.
I en af de andre lokalbestyrelser, som har fået pålagt kloakering, har man fundet ud af, at det kan
betale sig at opdele foreningen i flere matrikler, da det derved bliver kommunens ansvar at
vedligeholde installationer ind til hver enkelt matrikel.
Referaterne fra hovedbestyrelsens møder ligger på OF’s hjemmeside, hvor alle kan orientere sig.
3. Gennemgang af økonomien v. kasserer
Der er intet nyt siden sidst, der er ikke kommet nogen uforudsete udgifter. Dog er renovationen
som nævnt på mødet i juli steget med næsten 6000 kr. pr. kvartal – til gengæld er udgifterne til
tømning af fællestank lavere og sommerfesten blev billigere end budgetteret.
Vi er usikre på, om vi har fået henlagt udgiften til drænprojektet, da det ikke figurerer i budgettet.
Henlæggelsen skal ligge omkring 200.000 kr. inkl. ny pumpe. Anne kontakter bogholder omkring
det.
Hovedforeningen har undersøgt vores forenings registrering, som viser sig at være som selvejende
institution. De foreslår os at lade foreningen omregistrere, så vi får et helt nyt cvr-nummer og
bliver korrekt registreret som forening. Vi beslutter at sige ja til forslaget fra hovedforeningen.
Vi er ikke tilfredse med vores leverandør af slamsugning, så Lis vil prøve at kontakte et andet
selskab og få et tilbud på at være vores faste leverandør, hvis de også kan levere nogle
gennemskuelige fakturaer.
Der har været enkelte henvendelser omkring stigningen i kontingent, som vi vedtog på forårets GF.
De er besvaret og forklaret med den store udgift til renovation.
4. Sager til fælles drøftelse
4.a Drænprojekt
Jan og Bent udarbejder et brev til hovedbestyrelsen med en præcisering af, hvilke udgifter der
tilfalder henholdsvis hovedforening og vores lokalforening. Vi ønsker, at projektstyringen
varetages af hovedforeninge,n og vi ønsker vores andel af financieringen lagt fast på det beløb, vi blev præsenteret for og vedtog på GF i 2024, som er 150.000 (15% af tilbud fra Morell = 150.000
kr. + 50.000 kr. til en ny pumpe).
Michael vil gerne deltage i byggemøder på OF Lynæs’ vegne. Det er væsentligt at der er en fra
vores egen forening med, så vores egne medlemmer har et sted at gå hen og at vi kan holde øje
med processen.
4.b M-files og arkivering
Der er mange ting, der skal lægges i M-files, og systemet opleves som bøvlet at bruge. Lonnie vil
gerne tage sig af at lægge ting ind. Vi vil på et senere tidspunkt tjekke op på, hvilke ting, det er
væsentligt at arkivere i M-files.
4.c Elvervænget 21 status
Hovedforeningen har bekræftet modtagelsen af vores henvendelse og vil tage det op på næste
formandsskabsmøde, hvorefter vores bestyrelsen vil modtage deres svar.
Opfølgning: 3.10. har bestyrelsen modtaget svar om at FMS ikke har indvendinger overfor
henvendelsen og at kontoret vil sende forespørgsel til Halsnæs Kommune. Ejeren er orienteret.
4.d Elvervænget 11 status
Der er målt op, og målene på tegningen passer. Men der er et brændeskur og et legehus, som skal
fjernes, da selve hovedhuset er 80m2. Dette har ejeren fået besked om og vil sende billeder til os,
når skur og legehus er fjernet.
4.e Nøkkevangen 12 status
Ejeren har henvendt sig, da tagryggen kommer til at være 3,4 m høj og ikke 2,8 m som angivet i
den (af os) godkendte byggetilladelse. Han ønsker at vide, hvordan han skal forholde sig.
Vi mener ikke, at der er nogen problemer i forhold til højden, dog beder vi ejeren om at udarbejde
nye retvisende tegninger til os.
4.f Bestyrelsen – hvem gør hvad?
Der er mange mails, der sendes rundt mellem os. Vi foreslår, at man skriver Til orientering: i
emnefeltet, hvis det ikke er noget, der skal handles eller reageres på.
- Oversigt over bestyrelsesopgaver (fordelt):
- Bestille tømning af fællestank/Åse
- Bestille toiletpapir og sæbe/Michael
- Modtage nye medlemmer/Inge, Anne og Lis
- Kontakt til renovation, Halsnæs Forsyning/Jan
- Bestille afhentning af grenaffald/Lis
- Bestille grus til grusveje/Anne
- M-files filarkivering/Lonnie M
- Tilsyn med legeplads/Lonnie
- Kontakt til Flemming/Jan
- Kommunikation med medlemmerne/Lis
- Deltagelse i hovedbestyrelsens møder/Åse (evt. Lonnie)
- Hjemmeside/Henrik og Lis
- Planlægning af fællesarbejdsdage/Inge
4.g Pasning af fællesarealer herunder skilte
Lis har overtaget opgaven med at bestille skilte fra Lonnie, som sender det hun har til Lis.
4.h Merkurbank ID
Alle har udfyldt.
5. Evt.
Generalforsamlingen: Fastsættes til torsdag den 19.3.26 – vi håber vi kan få lokale i Valby
Kulturhus som sidste år, det kan dog først bookes efter 20. november. Anne booker.
Skorstensfejning: Er der kommet en afklaring, på om man kan opkræve skorstensfejning
individuelt? Vi tager punktet op på kommende møde, også for at afklare problematikken omkring
lovlighed og registrering.
Hjemmeside/bestyrelse: Michael vil gerne præsentere et it-system til foreninger på kommende
møde. Her kan man også opbevare personfølsomme oplysninger samt booke trailer og andre
faciliteter.
6. Næste møde
Næste bestyrelsesmøde: Torsdag den 15.1.26 kl. 18.00 med formålet at planlæge
generalforsamlingen.